Vorlage - VO/008/2018/Kmoor  

Betreff: Einführung des digitalen Sitzungsdienstes
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage
Federführend:1 - Zentrale Dienste   
Beratungsfolge:
Gemeindevertretung Kronsmoor Entscheidung
19.12.2018 
Sitzung der Gemeindevertretung Kronsmoor ungeändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

Die Gemeindevertretung beschließt, den digitalen Sitzungsdienst für die gemeindlichen Gremien einzuführen.

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Sachverhalt:

Der Amtsausschuss hat in seiner Sitzung am 12.12.2017 beschlossen, den Sitzungsdienst beginnend in 2018 möglichst in allen politischen Gremien des Amtes und der amtsangehörigen Gemeinden zu digitalisieren und künftig möglichst vollständig auf Papier zu verzichten.

Sämtliche Sitzungsdokumente von der Einladung, über die Beschlussvorlagen bis hin zu den Sitzungsprotokollen sollen den Gremienmitgliedern dann papierlos und dauerhaft gespeichert zur Verfügung gestellt werden. Dies wird insbesondere viel Papier und Porto sparen, den Verwaltungsprozess erheblich entlasten und vereinfachen aber auch für die Ausschuss- und Gemeinderatsmitglieder bei der Gremienarbeit eine gute Unterstützung und Hilfe sein.

 

Es ist grundsätzlich angedacht, jedes Ausschuss- und Gemeinderatsmitglied mit einem Apple iPad auszustatten. Die Gremienmitglieder sollen in die Lage versetzen werden, sämtliche Sitzungsdokumente in digitaler Form abzurufen und mobil vorzuhalten, um einen Zugriff auf die Sitzungsdokumente insbesondere während der Sitzung zu ermöglichen. Das Abrufen der Daten ist unkompliziert und erfordert lediglich ein W-LAN-Signal, idealerweise z. B. zu Hause oder im Sitzungsraum.

Die Beschaffung und die Finanzierung der Geräte erfolgt zentral über das Amt Breitenburg. Das Gerät bleibt auch nach der Aushändigung im Eigentum des Amtes. Bei der Ausgabe des Gerätes ist der Abschluss einer Nutzungsvereinbarung zwischen dem Gremienmitglied und dem Amt Breitenburg vorgesehen.  

 

Sofern jemand bereits über ein eigenes iPad (oder ein anderes, geeignetes, onlinefähiges Tablet) verfügt und dies gerne für die Gremienarbeit nutzen möchte, ist dies möglich. Die benötigte App „ALLRIS“ ist kostenfrei im App-Store erhältlich.

Sollte hingegen kein eigenes Gerät vorhanden sein oder dies nicht für die ehrenamtliche Tätigkeit eingebracht werden, ist dies kein Problem. Es wird dann in jedem Fall nach einer entsprechenden Bedarfsabfrage ein iPad über die Amtsverwaltung beschafft.

 

Nach der Aushändigung des vorab konfigurierten Gerätes ist – je nach dem persönlichen Bedarf – noch eine Einweisung in die Handhabung des iPad und auf jeden Fall eine Schulung zur Nutzung der ALLRIS-App angedacht.

 

Es ist besonders zu erwähnen, dass eine Umstellung auf die digitale Abwicklung des Sitzungsdienstes nur bei einer kompletten Erfassung und Versorgung des jeweiligen Gremiums sinnvoll ist. Eine teilweise Umstellung ist nicht zielführend und verursacht nach bisherigen Erfahrungen einen deutlich erhöhten Verwaltungsaufwand und ist aus diesem Grunde abzulehnen.

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Finanzielle Auswirkungen:

Die benötigten Geräte werden durch das Amt Breitenburg beschafft und konfiguriert. Die notwendigen finanziellen Mittel stehen für das Haushaltsjahr 2018 zur Verfügung.

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Anlage/n:

Keine Anlagen.